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Plan de mantenimiento

Un plan de mantenimiento es el conjunto de tareas preventivas que se realizan en una instalación con el fin de cumplir con los objetivos de disponibilidad, fiabilidad, coste y con el objetivo final de maximizar la vida útil de la instalación. Existen al menos tres formas de elaborar un plan de mantenimiento, es decir, determinar el conjunto de tareas preventivas a realizar en la instalación: en base a las recomendaciones de los fabricantes, en base a protocolos genéricos o en base a un análisis de fallos potenciales.

Existen tres formas básicas de preparar el plan de mantenimiento de una instalación, es decir, determinar las tareas preventivas que deben realizarse regularmente en la instalación:

  • Se basará en las instrucciones de los fabricantes de los distintos equipos.
  • Basado en protocolos de mantenimiento por tipo de equipo.
  • Se basará en el análisis de posibles fallos de la instalación.

Junto a estas tres formas puras, existen infinitas formas combinadas de elaborar el plano, basándose parcialmente en las instrucciones de los fabricantes, complementándolo en mayor o menor medida con protocolos genéricos y finalmente incorporando instrucciones derivadas del análisis de los fallos que pueda sufrir la instalación.

Plan de mantenimiento basado en las instrucciones del fabricante

La primera de las técnicas para determinar las medidas que conformarán el plan de mantenimiento consiste en basar este plan exclusivamente en las instrucciones de los fabricantes.

La elaboración de un plan de mantenimiento para una instalación industrial basado en las instrucciones del fabricante es la forma más cómoda y habitual de elaborar un plan de mantenimiento. El hecho de que sea cómodo no significa que sea sencillo, ya que en primer lugar es necesario recoger todas las instrucciones técnicas de cada fabricante, y esto no siempre es fácil. En segundo lugar, cada fabricante prepara sus instrucciones de mantenimiento en formatos completamente diferentes, lo que complica enormemente la redacción de un plan de mantenimiento con instrucciones en un formato unificado.

En realidad, es la forma más extendida de elaborar un plan de mantenimiento. Y esto es así porque tiene dos grandes ventajas que conviene destacar:

En primer lugar, garantiza plenamente las garantías de los equipos, ya que los fabricantes exigen, para el mantenimiento de estas garantías, que se cumpla estrictamente lo indicado en el manual de operación y mantenimiento que elaboran.

En segundo lugar, y tan importante como el punto anterior, los conocimientos técnicos necesarios para elaborar un plan de mantenimiento basado en las instrucciones de los fabricantes de equipos no tienen por qué ser elevados. No se requiere ningún conocimiento específico del equipo que se va a mantener, ni tampoco se requieren conocimientos especiales de mantenimiento industrial. Sólo es necesario copiar lo que proponen los diferentes fabricantes de los equipos, darles el formato adecuado, hacer alguna pequeña corrección, y prácticamente eso es todo.

Ambas razones hacen que los planes de mantenimiento basados en las instrucciones de los fabricantes sean la forma preferida para los técnicos, gerentes, gerentes de mantenimiento y propietarios de plantas.

Esta forma de elaboración, por supuesto, presenta algunos inconvenientes importantes que se analizarán al final de este capítulo, y que conducen a otras formas de elaboración del plan que no tienen los mismos inconvenientes.

Fases en el desarrollo del plan de mantenimiento

Las fases para elaborar un buen plan de mantenimiento basado en las instrucciones de los fabricantes son las siguientes:

  • Elaboración de la lista de sistemas que componen la planta.
  • Determinación del formato homogeneizado a utilizar.
  • Identificación de todos los equipos que componen cada sistema.
  • Elaboración de manuales de operación y mantenimiento de los equipos.
  • Análisis de manuales y extracción de tareas de mantenimiento y frecuencia de ejecución.
  • Contribuciones de los técnicos de mantenimiento de planta.
  • Determinación del mantenimiento legal e inclusión en el plan de las tareas derivadas de la normativa legal aplicable.
  • Determinación de la especialidad de cada tarea.
  • Elaboración del plan obtenido

Ventajas y desventajas del plan de mantenimiento

Las ventajas de esta forma de realización son incuestionables, y por lo tanto es la forma mayoritaria. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, a pesar de ser la técnica más extendida, no es la única forma de elaborar un plan de mantenimiento. Y esto es así porque tiene muchos inconvenientes serios:

  • Algunos fabricantes no son muy rigurosos a la hora de redactar las instrucciones técnicas de mantenimiento, indicando las tareas de forma muy general, e incluso indicando una serie de tareas que son claramente insuficientes para evitar problemas en el equipo.
  • Otros fabricantes, por su parte, piensan que su equipo es el único que existe en la instalación y proponen una serie de tareas a realizar que no están justificadas por la importancia del equipo en la instalación.
  • Otros fabricantes proponen en la práctica el sobremantenimiento de los equipos, sobre la base de que no asumen el costo del mantenimiento programado.
  • Los fabricantes no suelen proponer tareas de mantenimiento predictivo, como termografía, análisis de vibraciones, detección de fugas por ultrasonidos, etc., a pesar de que estas técnicas han demostrado su eficacia.
  • Es sorprendente que equipos técnicamente similares puedan tener planes de mantenimiento tan diferentes.
  • Así, una bomba centrífuga o un transformador eléctrico pueden tener tareas de mantenimiento preventivo completamente diferentes dependiendo del fabricante del equipo.
  • El fabricante no está interesado en la desaparición total de los problemas. Diseñar un equipo con cero averías puede afectarle negativamente, al tocar una parte suculenta de su facturación.
  • El fabricante no es un especialista en mantenimiento, sino en diseño y montaje.
  • Hay instalaciones que se han realizado in situ y que no corresponden al tipo de “equipo”, sino que son un conjunto de elementos, y no hay un fabricante como tal, sino sólo un instalador. Si existe un manual de mantenimiento para esa instalación, es dudoso que esté completo. Este es el caso, por ejemplo, del ciclo agua-vapor: es un conjunto de tuberías, soportes y válvulas. Usted puede encontrar instrucciones de mantenimiento para las válvulas, porque hay un libro de instrucciones para ellas, pero también las tuberías y el soporte necesitan ciertas inspecciones. Además, el ciclo agua-vapor se comporta como un todo: son necesarias ciertas pruebas funcionales del conjunto para determinar su estado.

Como elaborar un plan de mantenimiento

No es necesario escribir un documento de 500 páginas o hacer una presentación de 250 hojas. Para nosotros es mucho más factible un gráfico y un documento que contenga sólo la información que usted necesita para que pueda aplicar el mantenimiento como es debido.

Paso 1: Lea el historial de reparaciones

Si ya ha llevado a cabo una medida de reparación o mantenimiento, le ayudará mucho a empezar con su plan de mantenimiento.

Observe qué sistemas, equipos, responsables y piezas de repuesto ha utilizado en las reparaciones, incluida la fecha en que se realizaron. Esto le dará una idea de cuándo debe programar su primer mantenimiento.

Si no tienes una historia en ninguna parte, no te preocupes, puedes empezar desde cero, como explicaré más adelante:

Paso 2: Haga una lista de los equipos y sistemas que componen su empresa

Un sistema es el conjunto de componentes y máquinas con un propósito común, por ejemplo: el sistema de refrigeración o el sistema de tratamiento de agua. Anote el nombre de cada sistema y los elementos que lo componen en la aplicación Easy Maintenance.

Una vez que haya anotado cada sistema y cada uno de sus elementos, podrá clasificarlos según el tipo de máquina, por ejemplo: equipo mecánico, equipo hidráulico, equipo electrónico, equipo de oficina, equipo de limpieza, estructura, etc.

Paso 3: Diferenciar qué equipo se puede reparar y cuál no.

Una vez que tenga un inventario de todo su equipo, debe identificar cuáles son factibles de mantener y cuáles simplemente necesitan ser reemplazados por completo.

Muchas compañías afirman que su plan de mantenimiento no funciona simplemente porque están tratando de reparar partes de una máquina que necesita ser completamente reemplazada. Y en esos intentos se pierde mucho dinero.

Paso 4: Designar a las personas responsables de llevar a cabo el mantenimiento

Antes de nombrar a un gerente, debe asegurarse de que su empresa es capaz de llevar a cabo el plan de mantenimiento por sí misma. Identifique si tiene el tiempo, el dinero, los conocimientos y los permisos legales para hacerlo. Si no lo tienes, te recomiendo contratar una empresa externa personalizada.

En la aplicación Easy Maintenance se puede incluir al responsable interno de mantenimiento (diseño, control y ejecución) o a la empresa externa que se encargará de ello.

Paso 5: Consulte los manuales de los equipos

Usted necesita saber cuáles son las especificaciones y recomendaciones del fabricante (especialmente si tienen algún tipo de garantía). En caso de que algo malo ocurra, puedes pedir ayuda.

Dependiendo de lo que encuentre en los manuales, puede introducir en Easy Maintenance la información que necesite, como por ejemplo: período de inspección, vida útil prevista, recomendaciones de tipos de aceites, lubricantes o aceites y medidas de seguridad.

Además, los manuales del fabricante también deben indicar el número de elementos de la máquina y cómo sustituirlos.

Paso 6: Comprobar las obligaciones legales

Me refiero a los componentes que la ley requiere que usted mantenga en buenas condiciones (equipo médico, equipo de emergencia, instalaciones sanitarias, estructuras, etc.).

Anote en Easy Accounting cuáles son estos componentes con las especificaciones legales que debe cumplir. Si sabe quién está a cargo de su inspección y con qué frecuencia se realiza, puede incluirla en el sistema con semanas de anticipación.

Si ya ha abierto su empresa, compruebe los documentos que obtuvo en el momento de la inscripción, es probable que tenga las reglas que debe seguir.

Paso 7: Haga una lista de los requisitos necesarios para revisar y reparar cada componente.

Con la ayuda de los operadores, el experto que diseñó su planta, o la experiencia que ya ha adquirido después de haber reparado el equipo, puede crear la lista que cada máquina y equipo necesita. No intentes subir a reparar el techo y bajar a buscar las herramientas una vez que estés allí, ¿verdad?

Paso 8: Elija el tipo de plan de mantenimiento que va a aplicar

Existen varios tipos, como el mantenimiento correctivo (lo reparas cuando está dañado), el mantenimiento predictivo (predice cuando algo se dañará para poder anticiparlo), el mantenimiento preventivo (el que hacemos para que no se dañe), el mantenimiento de modificación (sustitución parcial o total de una pieza).

Paso 9: Cree su plan de tareas de mantenimiento corto y ejecutable

Hágalo de manera que sólo tenga que escribir lo esencial, por ejemplo:

  • Fecha del siguiente (más cercano) mantenimiento.
  • Nombre del equipo y del sistema al que pertenece.
  • Información clave obtenida de los manuales del fabricante.
  • Especifique si se trata de una obligación legal y sus requisitos.
  • Nombre del responsable (interno o externo).
  • Especialidad de la obra.
  • Frecuencia con la que debe realizarse (cada semana, cada 3 meses, cada año, etc.).
  • Duración estimada de cada tarea.
  • Especifique si el equipo debe estar en funcionamiento o completamente paralizado (si debe estar frío, cuánto tiempo, si debe estar en una posición específica o no, etc.).

Paso 10: Ejecutar las medidas del plan de mantenimiento

Estás acabado, tienes todo listo para empezar a actuar. Para ello es necesario medir si se ha cumplido la duración estimada o si hay que modificarla.

También puede comprobar si la persona responsable puede hacerse cargo y qué herramientas o consumibles necesita para la próxima vez que necesite hacer el mantenimiento.

A continuación, puede crear un informe simple (no más largo que una hoja de tamaño carta) en el que se explique:

  • Fecha de mantenimiento.
  • Lo que se hizo.
  • Quién lo hizo.
  • Los materiales que usaron.
  • Las piezas que compró (marca, fecha de compra, fabricante).
  • Cuánto tiempo se tardó.
  • La fecha del siguiente mantenimiento.
  • Sugerencias o comentarios si es necesario.

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