Mantenimiento y servicios generales

Servicios Generales se encarga de prestar en tiempo y forma los servicios requeridos por la organización en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de documentos, intendencia, vigilancia, mensajería y mantenimiento preventivo y correctivo del mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte, entre otras funciones asignadas que se detallan a continuación:

Ayudar en la formulación del plan anual de distribución del presupuesto de gastos corrientes para su aprobación, contribuyendo a la definición de criterios y prioridades para la asignación de recursos para la correcta ejecución de las tareas administrativas y la prestación oportuna de servicios generales.

Preparar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo para muebles, equipo de oficina y equipo de transporte.
Apoyar a los departamentos de investigación en la fabricación de equipos auxiliares para el desarrollo de sus actividades.
Realizar servicios de mantenimiento de energía eléctrica, bombas de agua, calderas, extractores de aire, drenaje de gases y sistemas de vacío.
Verificar que la contratación de servicios en general, se realice en estricto cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Contratación Pública y Obras Públicas y su Reglamento.
Contratar servicios profesionales de vigilancia que brinden la seguridad e integridad requerida en las instalaciones, bienes, equipos, personal, estudiantes y visitantes en general, que se encuentren dentro de la organización.
Apoyar las áreas educativa, administrativa y de investigación, prestando los servicios de fotografía, desarrollo y reproducción de medios audiovisuales.
Proporcionar a las instalaciones del Centro los servicios de limpieza y limpieza necesarios para que las actividades se desarrollen en un entorno saludable.
Prestar el servicio de reproducción y fotocopia de documentos.
Contratar servicios especializados para el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos especializados de investigación y experimentación, equipos informáticos, fotocopiadoras y oficinas en general.
Satisfacer las necesidades de transporte requeridas en el desempeño de las actividades del Centro.
Brindar servicio de mensajería nacional e internacional, a través de la contratación de empresas de servicios especializados.
Elaborar proyectos de remodelación, adaptación, reparación y mantenimiento de la red telefónica, recepción y envío de faxes.
Elaborar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría, así como para el informe de las sesiones del Consejo de Administración.
Realizar las demás actividades que le encomiende la Subdirección de Servicios y Mantenimiento.
Coordinar, guiar y apoyar las actividades del personal asignado al área de su competencia.
Como se puede observar, el SG dentro de la organización juega un papel fundamental para el funcionamiento de la organización, lo que hace cada vez más necesaria la profesionalización de este departamento. Ya que se toma como la Cenicienta de la organización, pero el uso correcto de los recursos materiales, servicios, la distribución equitativa de los recursos humanos, hace que este departamento sea más eficiente y reduce los gastos de la organización. Este manual de instrucciones se basa en la experiencia acumulada de más de 15 años en empresas de diferentes sectores, desde la fabricación, servicios, seguros, telecomunicaciones, etc… Donde se han aplicado las técnicas de administración, gestión y control, con certificaciones obtenidas en ISO 9000, donde los departamentos aprenden a documentar, planificar y controlar todas sus actividades, además de reorientar las verdaderas funciones e importancia del departamento de Servicios Generales dentro de la
Organización, le invitamos a cambiar el paradigma y hacer de nuestro departamento un modelo a seguir de organización y eficiencia administrativa.

Servicios generales en la empresa moderna

El SG en la empresa moderna, se está volviendo cada vez más importante, hasta que hace unos años era considerado la Cenicienta de la organización, pero cada día se hace más imprescindible para el funcionamiento de las empresas, fabricantes, prestadores de servicios y administraciones públicas, grandes o medianas, hasta el punto de que es necesario elevar el nivel, ya que se trata del apoyo logístico para las actividades de los distintos departamentos de la organización.

Como también es cierto que este departamento crece a medida que la organización crece, ¿pero de qué manera ha crecido? ¿Cómo se han formado los departamentos de los SG? ¿Quién ha dirigido estos departamentos? ¿Por qué surge la necesidad de hacerlos más eficientes? ¿Por qué es necesario formar al personal de la SG? ¿Qué contribuye SG al óptimo funcionamiento de la empresa y a la reducción de costes? Estas y otras preguntas las hacemos quienes hemos tenido esta responsabilidad de dirigir este departamento en la organización, y nos hemos encontrado con el mayor desastre administrativo, que nadie sabe nada, ni dónde está, ni qué se ha hecho ni qué no se ha hecho, ni dónde está, ni dónde hay información de los prestadores de servicios, ni facturas ni se deja de contar, además de ser la Cenicienta, también son escasos los recursos para nuestra parte administrativa porque para otras entidades estos no son necesarios, pero a la hora de pedir cuentas salimos muy mal, y trabajamos con los clavos, hay muchos casos que ni siquiera un ordenador que sea viejo contamos, ni en los desarrolladores de software administrativo aparecemos, y entre otras cosas amigo lector que ha vivido en este departamento, además de llevar sobre los hombros un gran peso de lo cual todo lo malo el culpable es SG.

Bueno, podemos definir SG como el soporte logístico de la empresa, organización, fábrica, etc. Que interactúa con el cliente final (llamar a todos los miembros que componen la organización, y los visitantes caliente final) a fin de garantizar que el entorno de trabajo se desarrolla de forma organizada, eficiente, armoniosa y estimula al trabajador a la excelencia, la empresa a mostrar su calidad y prestigio.

Como se puede analizar en la definición anterior, los SGs son un elemento muy importante en la organización, ya que nuestro buen trabajo depende de que otros hagan el suyo más eficiente, especialmente en el cuidado de todos los detalles, para que el empleado se sienta cómodo y bien atendido en sus necesidades (tenga cuidado de no confundir las necesidades con los caprichos), ya que se da a conocer en toda la organización cuáles son las responsabilidades de los SGs, de modo que se comprenda que el personal de los SGs no es el que tiene que buscar el desayuno, hacer pagos por los servicios a los empleados, hacer fotocopias etc. Es decir, el servidor de un particular, para aquellas actividades individuales la empresa no está pagando a ese empleado lo que representa una pérdida del recurso humano.

La Organización de Servicios Generales

La organización del departamento, dirección o la definición que tiene esta actividad dentro de la organización, varía en función del tamaño y volumen de actividades del organismo de la empresa, o sociedad, en la mayoría de las empresas esto depende de la gestión de compras, administración, recursos humanos o mantenimiento, en pocas empresas éstas tienen autonomía, pero igualmente si somos responsables de esta actividad debemos tener nuestro propio organigrama y definir cada una de las funciones que los miembros que lo componen.

Para desarrollar este tema podemos citar una organización típica para que sirva de guía para el desarrollo de nuestro propio organigrama.

Para organizar nuestro departamento es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Misión y visión de la empresa
Valor y visión del departamento
Funciones y atribuciones del departamento
Áreas de acción y responsabilidades

Definición de las actividades de la SG

Con esta recopilación de información procederemos a definir y determinar las funciones y responsabilidades del personal.

El responsable del departamento: es el responsable del funcionamiento óptimo de todas las áreas de la empresa y del mantenimiento de un entorno adecuado para que el personal de la empresa pueda prestar su mejor servicio. Además de las actividades de planificación, mantenimiento preventivo y correctivo, contratación de servicios, control de gestión, evaluación de proveedores de servicios, supervisión de personal interno y contratado a terceros, etc. Además de la implementación de políticas de seguridad física industrial, y ahorro de recursos en la organización.
Jefes o supervisores: son los encargados de llevar a cabo, ejecutar todas las actividades programadas en su área de acción, así como de tomar el control en el cumplimiento de los objetivos por parte del personal a su cargo (depende del gerente o responsable del departamento).
El personal ejecutor es el que está directamente con los clientes internos y ejecuta la acción que es supervisada por los jefes de su área y su responsabilidad se limita a la acción para la cual fueron asignados no pudiendo realizar otra actividad sin ser autorizados por su supervisor.

Esta no es una receta y que depende del tamaño de la organización y del movimiento de la misma, es simplemente una guía, esto puede ser abarcado en un máximo de 3 sedes de supervisión para el ejemplo anterior, en otras organizaciones puede llegar a más de 10 y puede manejar hasta más de 500 personas.

Los Servicios Generales son la piedra angular para el funcionamiento de cualquier organización, ya sean grandes o pequeñas fábricas o servicios, siempre la responsabilidad de los Servicios Generales es la de proporcionar el mejor ambiente de trabajo, el mejor servicio al cliente y la mejor imagen a nuestros trabajadores y a nuestros visitantes, aunque estamos detrás de la organización, sin la SG, la empresa no puede llevar a cabo sus actividades, ya que somos responsables de la limpieza, la seguridad física de nuestros trabajadores, clientes, y el patrimonio de la organización, la mejora de los procesos de ahorro de recursos, y la garantía de la correcta utilización de las áreas y materiales de oficina, talleres, almacenes, almacenes, etc…, Es por ello que la especialización en esta área es cada día más importante, ya que está siempre ocupada por personal de bajo nivel y a la que deben diseñarse sistemas y procedimientos para que este departamento sea más eficiente de acuerdo con la evolución de la empresa moderna.